Hướng dẫn làm bảo hiểm xã hội dễ dàng cho nhân viên mới

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục một cách đơn giản và nhanh chóng, dựa trên quy định của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Hồ sơ đăng ký bao gồm

Theo quy định của Điều 2, Khoản 1 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, khi ký hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên, người sử dụng lao động phải thực hiện việc đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Giấy tờ chuẩn bị:

1. Các loại giấy tờ do người lao động chuẩn bị:

Đơn đăng ký tham gia, cập nhật thông tin BHXH, BHYT của đơn vị (Biểu mẫu TK3-TS).

Báo cáo về tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Biểu mẫu D02-LT).

Bảng tổng hợp thông tin (Biểu mẫu D01-TS).

Doanh nghiệp và người lao động chỉ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp có trách nhiệm hướng dẫn người lao động điền thông tin và hoàn thiện các tài liệu, giấy tờ.

Chi tiết các thủ tục làm bảo hiểm

Dựa theo hướng dẫn của Quyết định 595/QĐ-BHXH và chỉ dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH, quy trình đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới được thực hiện như sau:

Bước 1: Người lao động và doanh nghiệp phối hợp để hoàn thiện hồ sơ.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội thông qua các hình thức sau:

Gửi qua bưu điện.

Giao hồ sơ trực tiếp tại Quầy Một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tại Trung tâm Dịch vụ Hành chính công.

Hoặc gửi trực tuyến thông qua Hệ thống Thông tin trực tuyến của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua tổ chức I-VAN.

Bước 3: Doanh nghiệp thực hiện đóng tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 4: Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp sổ bảo hiểm và thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động mới.

Deadline giải quyết: Nhiều nhất là 5 ngày.

Lệ phí: Không phát sinh phí đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.

Hình thức cấp sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế: Theo phương thức đăng ký mà doanh nghiệp đã chọn.

Deadline làm thủ tục đóng bảo hiểm

Dựa theo khoản 1 Điều 99 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc từ ngày tuyển dụng. Thời hạn này tính cả ngày làm việc, ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết và ngày nghỉ hàng tuần.

Nếu không thực hiện đủ hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời hạn 30 ngày trên, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo điểm a, khoản 4 của Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

Với người sử dụng lao động là một cá nhân: Sẽ bị phạt tiền từ 02 đến 04 triệu đồng/người lao động bị vi phạm, nhưng không vượt quá 75 triệu đồng cho mỗi trường hợp.

Với người sử dụng lao động là một doanh nghiệp hoặc tổ chức: Bị phạt tiền từ 04 đến 08 triệu đồng/người lao động bị vi phạm, nhưng không vượt quá 150 triệu đồng cho mỗi trường hợp (theo khoản 1 Điều 6 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Trên đây là hướng dẫn về quy trình 04 bước để thực hiện thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới.

Xem thêm: https://tamsuhr.wixsite.com/tamsuhr/post/m%C3%B4-h%C3%ACnh-ask-ti%C3%AAu-chu%E1%BA%A9n-%C4%91%C3%A1nh-gi%C3%A1-n%C4%83ng-l%E1%BB%B1c-nh%C3%A2n-s%E1%BB%B1-chu%E1%BA%A9n-qu%E1%BB%91c-t%E1%BA%BF

Câu hỏi hay gặp

Câu hỏi phổ biến 1: Nơi Nộp Hồ Sơ Đăng Ký, Điều Chỉnh Bảo Hiểm Xã Hội Là Ở Đâu?

Sau khi thu thập đủ hồ sơ từ người lao động, người sử dụng lao động cần gửi hồ sơ đăng ký, điều chỉnh BHXH tới: Cơ quan BHXH của quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh; hoặc Chi nhánh BHXH tại địa chỉ doanh nghiệp được cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh đó.

Tham khảo: https://tamsuhr.wixsite.com/tamsuhr/post/quy-tr%C3%ACnh-onboarding-nh%C3%A2n-vi%C3%AAn-m%E1%BB%9Bi-ch%C3%ACa-kh%C3%B3a-%C4%91%E1%BB%83-nhanh-ch%C3%B3ng-%C4%91%C6%B0a-nh%C3%A2n-t%C3%A0i-v%C3%A0o-gu%E1%BB%93ng

Câu hỏi phổ biến 2: Lệ Phí Cho Bảo Hiểm Xã Hội Của Nhân Viên Là Bao Nhiêu?

Doanh nghiệp và nhân viên không cần chi trả lệ phí khi thực hiện các thủ tục đăng ký, điều chỉnh BHXH.

Câu hỏi phổ biến 3: Thời Gian Xử Lý Thủ Tục Đóng Bảo Hiểm Xã Hội Cho Nhân Viên Được Quy Định Thế Nào?

Sau khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ xử lý trong các thời hạn sau:

Không quá 05 ngày: Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới;

Không quá 05 ngày: Tạm dừng đóng quỹ hưu trí, tử tuất;

Không quá 10 ngày: Xử lý vi phạm quy định về đóng BHXH;

Không quá 03 ngày: Thực hiện thủ tục đóng BHXH khi tăng tiền lương;

Không quá 05 ngày: Xác nhận sổ BHXH;

Không quá 10 ngày: Hoàn trả tiền do đóng trùng BHXH.